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加速财务结算流程:专家建议的工具和战略

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CFO面临的主要挑战之一是如何加速月度财务结算流程。

来源:TechTarget中国 2016年12月28日

关键字:CFO 财务管理

CFO面临的主要挑战之一是如何加速月度财务结算流程。

这正是Roberta Hopkins三年前,当她担任Georgetown Visitation Preparatory School(乔治敦探视预备学校)的CFO时所面临的问题,这是一家位于华盛顿,建校217年之久的天主教中学。Hopkins意识到要更好地服务学生的家庭,学校必须现代化其财务运营。

Georgetown Visitation认为必须替换其本地的Blackbaud Financial Edge财务系统,该系统和学校的其他应用程序,比如学费支付服务,学校管理系统和筹资以及捐献管理系统不同步。在调研了多种财务管理系统后,Hopkins选择了使用来自Intacct的基于云的ERP系统。

除了流水线化账户支付流程和财务报告,Intacct还帮助学校加速了月度财务结算流程的时间到5天内,她说。消除了纸质事务,并且流水线化了流程,因此大家能够更为便捷地访问所需的信息,这是加速财务结算的核心所在,她说。

“你不能有大量生涩的流程来完成财务结算,”她说。“必须能够点击一个按钮,就能够看到现在所处的状态,进行审核,做一些调整,然后再次点击。你需要所有信息都来自于同一个系统,并且这所有一切都必须自动化。”

更快的财务结算能节省费用

其他公司也看到了自动化的好处。根据总部位于休斯敦的APQC的数据,这是一家非营利性的调研和基准确定公司,顶尖的公司在12天或者更短的时间内完成财务结算,而垫底的公司需要18天甚至更多时间才能完成这个过程。中位周期时间是15天。

并且这些顶尖的公司只需要使用垫底公司的四分之一的时间就可以完成工作,APQC说。

一次成功的财务结算里需要完成很多事情,Craig Schiff说,他是BPM合作伙伴,一家位于斯坦福的咨询服务公司的主席和CEO。

会有很多很多需要细节的账户对账,这样的功能必须在某处存在,要么在ERP或者在某个特定系统里,他说。 “但是实际上更加复杂,因此确实需要什么系统来跟踪这么多任务的状态,”Schiff说。

“这里会涉及到很多不同的人,并且每个人都有自己的任务。其中的挑战之一是跟踪所有这一切,因为你需要完成所有事情。谁还没有完成哪项任务?还需要知道整个流程中哪些事情需要你来做贡献。” 问题是很多ERP系统缺少良好的工作流和流程来跟踪所需的事情,从而管理财务结算流程。 月末结算的另一个重要步骤是跨公司事务的对账,Schiff说。

“因此如果我的某个部门卖给了另一个部门,这并不是真的净收入,因此在月末,需要去除这样的事务,”他说。“因此如果A部门说这是卖给B部门的东西,但是B部门的账本上并没有标明这是买的A部门的东西,那么就有问题了,需要有人来找到为什么会这样的原因。” 合作是财务结算周期里的另一个重要因素,Schiff说。比如,发现某个部门问题的CFO必须能够警告那个部门,这样它能够尝试对账,并且找到哪里失败或者缺失了,他说。 “该流程,工作流里有很多需要管理的地方,并且之后需要和其他该流程所涉及的人员一起合作,”他说。“要能够和他们交流,理想状态是能够和系统交流,[这一点很重要]。”

使用科技辅助结算

因为时间就是金钱,CFO能够使用哪些工具和战略来缩短并且改进财务结算周期呢? 大型ERP供应商已经出品了更加复杂的工具集来帮助财务结算,Mario Desiderio说,他是总部位于芝加哥的休伦咨询集团的管理总监。

结算并不仅仅指的是财务报告的生成。“很多供应商都在考虑财务结算,税务功能以及税收条款组件,”Desiderio说,通过提供直接和整体财务报告流程集成的税务报告系统。 “

企业间还有一种趋势是合并很多供应商”,他说。“除了提供复杂的通用总账,大型ERP供应商还提供财务结算和合并以及税务应用程序,他们为你完成这些系统的集成。”Desiderio说。“因此你作为CFO无需了解技术细节以及集成多个产品。你从一个供应商那里购买端到端的解决方案。”

CFO还需要一种工具,在第一页就能够实时提供所有必需的高层级信息的用户界面,并且能够深入某个特定账户或者特定部门来获取额外的信息,Seth Lippincott说,他是位于波士顿的Nucleus Research的分析师。

“让账户的图表彻底能够映射上,这样你就知道从不同账号抓取的信息也很重要,”他说。

Lippincott也认为自动化是成功的财务结算的关键。“很多人力花在了整合来自不同系统的所有信息上,抓取这些信息并且以相同的标准整合起来,”他说,使用供应商,比如BlackLine和Oracle的工具,可以帮助打破部门间的壁垒,并且自动实时地抓取信息。

CFO必须利用供应商的财务结算套件的所有组件,从账号对账组件以及其他一些基础组件开始来管理数据,比如账号图表,Desiderio说。 部署财务结算管理工具除了成功完成月度结算之外还会带来一些其他的好处。

BlackLine软件让一家澳大利亚的钢铁供应商标准化并且自动化了其账号对账流程,让企业能够更好地洞察不同部门的财务表现,因此可以更加快速地确认并且纠正有问题的地方,Nucleus Research的信息这么说。

一个系统里有所有财务记录和支持文档的设备管理器能够帮助企业快速审核对账,并且可以将月度审核的时间从五天降到一天。

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